De gemeente Oss heeft maatregelen ingevoerd om de organisatie, informatie en medewerkers te beschermen tegen zowel interne als externe dreiging in het kader van informatiebeveiliging. Zo maakt de gemeente Oss gebruik van een Mobile Device Management Tool via welke de apparatuur van de medewerkers beheerd worden. Via deze tool kunnen systeem- en applicatie updates doorgevoerd en geforceerd worden. Ook beschikt de gemeente Oss over een Monitoring en Response systeem. Dit systeem verzameld het digitale verkeer en gedrag van alle medewerkers, en analyseert deze data op mogelijk verdacht gedrag.
Als overheidsorganisatie streeft de gemeente Oss transparantie richting haar medewerkers na. We willen dus dat onze medewerkers weten dat deze maatregelen genomen worden, maar ook wat deze maatregelen betekenen voor onze medewerkers. Daarnaast willen we de medewerkers op de hoogte stellen van wat we – middels deze maatregelen – allemaal kunnen, maar ook waarvoor we deze maatregelen juist niet gebruiken. Zo zijn deze maatregelen puur gericht op het identificeren van interne en externe dreiging en niet bedoeld om onze medewerkers te controleren of zij op een bepaald tijdstip daadwerkelijk aan het werk zijn, of van waaruit zij aan het werk zijn.
Als BRITTER heeft Robin dit traject begeleid. In samenwerking met de privacy officer is eerst onderzocht wat de Tools doen, hoe deze werken en afgesteld zijn. Hiervoor is samengewerkt met de beheerders van deze tools. Vervolgens is er een communicatieplan opgesteld hoe we de medewerkers hierin mee willen nemen. Dit plan is afgestemd met verschillende stakeholders, waaronder de ondernemingsraad. Er is vervolgens op 3 niveaus gecommuniceerd. Bij het inloggen op de laptop is er een laadscherm ingesteld om de aandacht van de medewerkers te trekken. Daarnaast is er een infographic gemaakt die uitleg geeft over de tools, waarom we deze hebben en waarvoor we deze wel/niet gebruiken. Ook hebben we een juridische onderbouwing opgesteld voor medewerkers die willen weten hoe de maatregelen zich verhouden ten opzichte van wet- en regelgeving. Als afsluiting van het project zijn er inloopsessies georganiseerd om medewerkers die vragen hebben over de maatregelen tegemoet te komen.