De gemeente Oss heeft sinds de coronapandemie maken gekregen met grote en ingrijpende veranderingen. De gemeente Oss heeft een nieuwe werkmethode geïntegreerd, waarbij thuiswerken en fysieke aanwezigheid steeds meer geïntegreerd zijn. Essentieel hierbij is de doorontwikkeling van kantoorautomatisering en software, om gebruikers optimaal te ondersteunen. Op het moment van de verkenning werd binnen de gemeente Oss gewerkt met Office2016, wat – gezien de pandemie en veranderende verwachtingen vanuit inwoners en ketenpartners – geen duurzame oplossing is. De gemeente Oss heeft BRIT ingeschakeld om de mogelijkheden die Office365 biedt te verkennen. Naast het ondersteunen van medewerkers in de dagdagelijkse werkzaamheden, heeft Office365 de potentie om bij te dragen aan een veilige vorm van online samenwerken. Met een juiste inrichting en uitrol van Office365 kan er meer vorm en eenduidigheid gegeven worden aan het digitaal samenwerken en ontmoeten binnen de gemeente Oss en haar samenwerkingspartners.
Bij de start van de opdracht heeft de BRITTER samen met de gemeente Oss de doelstellingen van de opdracht geformuleerd. Allereerst werd een impactanalyse uitgevoerd welke zich richt op de consequenties van de invoering van Office365 bij de gemeente Oss. Hierbij is onderzoek gedaan naar de technische complexiteit, relatie tot andere projecten, keuzemogelijkheden welke Office365 te bieden heeft. Aanvullend is een kosten-batenanalyse uitgevoerd en zijn de tijdslijnen in kaart gebracht. Op basis van deze uitvoerige verkenning heeft de BRITTER een advies geformuleerd waarin de functionele, technische en privacy-gerelateerde aspecten, maar ook de strategische kaders van de gemeente Oss in overweging zijn genomen. Als resultaat van de verkenning zijn ook aanbevelingen opgesteld, specifiek voor het implementatietraject.
Met het afronden van de verkenning zijn de stappen in kaart gebracht voor de implementatie van Office365. De verkenning dient als onderlegger voor de gemeente Oss om gegronde keuzes te kunnen maken over de implementatie van Office365. In het vervolgtraject wordt een ‘roadmap’ opgesteld welke past bij andere ontwikkelingen en budgetaanvragen zoals de kadernota en programmanota. De BRITTER heeft tijdens de opdracht gebruik gemaakt van de unieke netwerkpositie en kennisdeling tussen de verschillende opdrachtgevende organisaties, ook daar zit de toegevoegde waarde van BRIT!